BORRADOR PARA REVISIÓN JURÍDICA. Este texto lo redactó el equipo técnico a partir de lo que el software hace de verdad, no de una plantilla. Está pensado para que un abogado lo corrija, no para publicarse tal cual. Los campos entre corchetes hay que llenarlos antes de publicar, y la sección 13 lista lo que todavía está por decidir.
1. Quiénes somos
[RAZÓN SOCIAL COMPLETA], NIT [NIT], con domicilio en [DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN JUDICIAL], [CIUDAD], Colombia.
- Correo para asuntos de datos personales: [datos@modium.com.co]
- Teléfono: [TELÉFONO]
- Responsable de la función de protección de datos: [NOMBRE Y CARGO]
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que las modifiquen.
2. Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos
Aedis es un software que un arrendador usa para llevar el cobro de sus arriendos. Eso hace que existan dos clases de datos con reglas distintas:
a) Los datos de nuestros clientes. Nombre, correo, teléfono y datos de facturación del arrendador y de las personas que él autoriza a usar el sistema. Frente a estos, Modium es RESPONSABLE: nosotros decidimos para qué los usamos.
b) Los datos de los arrendatarios. Nombre, contacto e historial de pagos y de mora de los inquilinos del arrendador. Frente a estos, el arrendador es el RESPONSABLE y Modium es solo el ENCARGADO: los tratamos únicamente por cuenta e instrucción suya, para la finalidad que él definió (cobrar su arriendo), y no los usamos para nada más.
Esta distinción no es formal. Significa que:
- La autorización del arrendatario la debe obtener el arrendador, no Modium. Nosotros no tenemos relación con el arrendatario y no podemos pedírsela.
- Si un arrendatario quiere ejercer sus derechos, debe dirigirse a su arrendador. Si nos escribe a nosotros, le trasladamos la solicitud al arrendador responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se lo informamos.
- Las condiciones de ese encargo están en el Anexo de Tratamiento de Datos que cada arrendador acepta al crear su cuenta.
3. Qué datos tratamos y para qué
Como responsables (datos del cliente arrendador)
| Dato | Finalidad |
|---|---|
| Nombre, correo, contraseña cifrada, rol | Crear y operar la cuenta, autenticar el acceso |
| Nombre del negocio, NIT si aplica | Identificar al cliente y facturar |
| Datos bancarios que el cliente registra | Mostrarlos en los recibos que él emite a sus arrendatarios |
| Registro de accesos y de acciones | Seguridad, soporte y prueba de quién hizo qué |
| Historial de pagos de la suscripción | Cobrar, facturar y llevar la contabilidad |
Como encargados (datos de los arrendatarios, por cuenta del arrendador)
| Dato | Finalidad definida por el arrendador |
|---|---|
| Nombre del arrendatario | Identificar la parte del contrato de arrendamiento |
| Correo y/o teléfono | Enviar recordatorios de pago y recibos |
| Historial de cargos, pagos y mora | Llevar el estado de cuenta y liquidar intereses |
| Constancia de las comunicaciones enviadas | Prueba de la gestión de cobro |
El dato de mora es información financiera. Se guarda con acceso restringido al arrendador titular de la cuenta y no se comparte con centrales de riesgo ni con terceros: Aedis no reporta a ninguna central.
4. Cómo se pide la autorización
Al crear la cuenta, el arrendador marca una casilla —no viene marcada de antemano— y con ella acepta esta política y los Términos. Guardamos la fecha, la hora, la dirección desde la que se aceptó y la versión exacta del texto que estaba publicado ese día, porque la carga de la prueba de la autorización es nuestra.
Del arrendatario no recogemos autorización nosotros: la recoge el arrendador en su propio contrato de arrendamiento, y al cargar los datos en Aedis declara que la tiene.
5. Derechos del titular
Toda persona cuyos datos estén en Aedis puede:
- Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos, gratuitamente.
- Actualizar y rectificar los que estén incompletos o equivocados.
- Solicitar prueba de la autorización que dio.
- Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos.
6. Qué NO se puede suprimir, y por qué
Hay información que no se borra aunque se pida, y preferimos decirlo aquí antes que negarlo después:
- El libro de dinero (cargos, abonos, imputaciones y recibos) es inmodificable por diseño. Un error se corrige con un asiento contrario, no borrando el anterior. Es lo que permite que un estado de cuenta de hace dos años se pueda reproducir igual, y es la base de la prueba de pago que favorece al arrendatario.
- Las constancias de las comunicaciones de cobro, por la misma razón: prueban qué se dijo, cuándo y a quién.
- El rastro de auditoría, que registra quién hizo cada cambio.
Sí se puede corregir el dato de contacto, corregir el nombre y dar de baja la cuenta completa. La conservación se apoya en el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Plazo de conservación: mientras dure la relación con el cliente y [PLAZO A DEFINIR — sugerido: 5 años] después de terminada, por los términos de prescripción aplicables. Cumplido el plazo, se suprime o se anonimiza.
7. Cómo ejercer los derechos: consultas y reclamos
Escriba a [datos@modium.com.co] desde el correo registrado, o a [DIRECCIÓN FÍSICA], indicando su nombre, su documento, qué solicita y una dirección para respuesta.
| Tipo | Plazo legal | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta (saber qué datos tenemos) | 10 días hábiles | 5 días hábiles más, avisando por qué |
| Reclamo (corregir, actualizar, suprimir, revocar) | 15 días hábiles | 8 días hábiles más, avisando por qué |
Si el reclamo está incompleto, se lo pediremos dentro de los 5 días siguientes; si no responde en dos meses, se entiende desistido. Mientras un reclamo esté en trámite, el dato queda marcado con la leyenda «reclamo en trámite».
Si usted es arrendatario: su responsable es su arrendador. Podemos recibirle la solicitud y se la trasladamos, pero la decisión sobre sus datos la toma él.
Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debe haber agotado este trámite ante nosotros (Ley 1581, art. 16).
8. Cómo protegemos la información
- Las contraseñas se guardan cifradas con PBKDF2 y 310.000 iteraciones; nadie en Modium puede leerlas, ni siquiera nosotros.
- Cada arrendador solo ve sus propios datos: el aislamiento entre cuentas está impuesto en la capa de acceso a datos y verificado por pruebas automáticas que corren en cada cambio del código.
- El tránsito va cifrado (HTTPS).
- Los registros del sistema tachan tokens, contraseñas y correos completos.
- Se hacen respaldos diarios, y la restauración se ensaya: un respaldo que nunca se restauró no es un respaldo.
- Quien deja de pagar conserva el acceso de lectura y exportación de su información. No secuestramos datos por una factura vencida.
9. Con quién compartimos la información
Solo con los proveedores necesarios para prestar el servicio, y cada uno bajo su propio compromiso de confidencialidad:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| [PROVEEDOR DE SERVIDOR] | Alojar la aplicación y la base de datos | [PAÍS] |
| [PROVEEDOR DE CORREO] | Enviar los recordatorios | [PAÍS] |
| [PASARELA DE PAGOS] | Cobrar la suscripción | Colombia |
No vendemos datos, no los cedemos con fines publicitarios y no los usamos para entrenar sistemas de terceros.
Transferencia internacional: si el servidor queda fuera de Colombia, se informará el país en esta tabla. La Ley 1581 (art. 26) exige que el destino ofrezca un nivel adecuado de protección o que medien las garantías que la norma prevé.
10. Recordatorios de cobro y Ley 2300 de 2023
Aedis envía recordatorios automáticos al arrendatario por cuenta del arrendador. Están sujetos a la Ley 2300 de 2023, y el sistema la cumple por construcción:
- Un solo contacto al día por persona, aunque tenga varios períodos vencidos: se consolidan en un mensaje.
- Solo dentro del horario permitido: lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sábados de 8:00 a 15:00, hora de Colombia. Domingos y festivos no se envía nada.
- Cadencia sobria: un aviso tres días antes del vencimiento y, si hay mora, a los 1, 8 y 15 días. Nada más.
El arrendatario puede pedirle a su arrendador que no lo contacten por un canal determinado, y el arrendador debe respetarlo.
11. Medición de campañas: qué contamos y qué no
Para saber qué campañas funcionan medimos con contadores agregados, no siguiendo personas:
- No usamos cookies ni almacenamiento persistente en su navegador para esto, y no hay proveedores externos de analítica: nada sale hacia Google, Meta ni ningún tercero.
- Lo que se guarda de una visita es una fila que dice, por ejemplo, «el 27 de agosto hubo 14 visitas de la campaña X». No se guarda su dirección IP, ni un identificador, ni una huella de su navegador. No hay forma de reconstruir a una persona a partir de eso.
- Del sitio que lo trajo guardamos solo el dominio (por ejemplo
instagram.com), nunca la dirección completa, porque la ruta de una página puede contener información de quien navegaba. - Si usted crea una cuenta, sí registramos qué campaña lo trajo, asociado a su organización. Eso es un dato de su cuenta y se rige por esta política.
Por eso este sitio no le muestra un aviso de cookies: no las usa para medir.
12. Vigencia
Esta política rige desde el 27 de agosto de 2026. Las bases de datos se mantendrán mientras se preste el servicio y por los plazos de la sección 6.
Cualquier cambio sustancial se comunicará por correo con al menos quince (15) días de anticipación. La versión vigente siempre está publicada en [URL]/legal/datos.
13. Lo que falta decidir antes de publicar
Marcado aparte a propósito: publicar con estos huecos sin llenar sería peor que no publicar.
- Todos los campos entre corchetes: razón social, NIT, dirección de notificación judicial, correo de datos, teléfono y la persona designada para la función de protección de datos (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.4.3).
- El proveedor de servidor y su país. Si queda fuera de Colombia hay que revisar el régimen de transferencia internacional.
- El plazo de conservación después de terminada la relación.
- Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Solo obligatorio para sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT — con la UVT de 2026 en $52.374, unos $5.237 millones. Casi con certeza Modium está por debajo y no debe registrar, pero hay que confirmarlo contra el balance y dejarlo escrito.
- Revisión por abogado. La sanción del art. 23 de la Ley 1581 llega a 2.000 SMLMV. Este texto es un punto de partida informado, no un concepto jurídico.