Ayuda y soporte · Modium Aedis
¿En qué se
le atoró?
Aedis lleva plata de otras personas, así que casi todas las dudas son la misma: por qué el número dice lo que dice. Abajo está la respuesta de cada una, y qué hacer cuando algo no sale como esperaba.
01 / Empezar
Los primeros diez minutos.
No hay que cargar historia ni cuadrar nada antes. Se entra, se registran los inmuebles y los contratos, y de ahí en adelante los cargos del mes salen solos. Y no hace falta buscar nada: el botón «¿Qué quiere hacer?» de la cornisa ofrece «Terminar de configurar Aedis» y le pide estos mismos pasos, uno por uno.
Cree su cuenta
Registre sus inmuebles
Cree cada contrato
Si el arriendo ya venía andando, use la carga inicial
Anote el correo del arrendatario
02 / Preguntas frecuentes
Antes de que lo pregunte.
Agrupadas por lo que le esté pasando por la cabeza.
El servicio y el precio
¿Cuánto cuesta?
Desde $29.900 al mes, según cuántos inmuebles arrienda: Esencial, hasta 3, $29.900; Completo, hasta 10, $54.900; Profesional, hasta 25, $94.900; y Cartera, hasta 60, $169.900.
Pagando el año de una vez sale más barato: $329.000, $599.000, $1.039.000 y $1.869.000. Sin comisión sobre el canon, sin permanencia y con 30 días de prueba sin tarjeta. Qué trae cada plan está en Precios.
¿Cobran comisión sobre mis arriendos?
Cero. Usted paga una suscripción fija al mes; el 100 % del canon es suyo. Aedis no recauda, no custodia y no dispersa el dinero: el arrendatario le paga directo a usted, como siempre.
¿Qué pasa cuando se acaba la prueba?
La cuenta pasa a solo lectura: puede seguir consultando, descargando recibos y exportando toda su información, pero no registrar movimientos nuevos. No se borra nada y se reactiva pagando. Es a propósito: ahí hay recibos que un arrendatario puede necesitar como prueba de pago, y la ley de habeas data obliga a poder entregarle sus datos al titular.
¿Hay permanencia o penalidad si me voy?
No. Se va cuando quiera y se lleva todo exportado. No se devuelven períodos ya pagados, salvo que la terminación sea por un incumplimiento nuestro.
¿Mi arrendatario tiene que instalar algo?
No. Recibe los recordatorios por correo, como cualquier mensaje —WhatsApp viene en camino—. Quien usa Aedis es usted.
¿Sirve si administro con más gente?
Sí, desde el plan de 10 inmuebles. Cada persona entra con su propio usuario y queda registro de quién hizo qué. Hay dos roles: administrador —puede cambiar tasas, condonar y manejar usuarios— y operador.
El asistente
¿Qué es el botón «¿Qué quiere hacer?»
Es el asistente. Está en la cornisa de todas las pantallas y en la barra de abajo del teléfono. Le enseña las tareas de esa pantalla con el nombre que usted les daría —«Registrar un pago que me hicieron», «Ver quién me debe», «Terminar un contrato»— y, al elegir una, se la pregunta paso a paso. Antes de guardar le muestra, en una frase, lo que va a quedar en el libro; usted confirma o cambia algo.
El formulario completo de cada pantalla sigue existiendo. El asistente es un camino más corto, no el único.
¿Qué es el modo sencillo y cómo se enciende?
Es la misma aplicación con la letra más grande, más aire y la pregunta «¿Qué quiere hacer?» arriba de cada pantalla, antes que cualquier cifra. Se ofrece el primer día, al entrar, y se enciende o apaga cuando quiera desde Configuración → Mi perfil. No esconde nada: el tablero completo sigue abajo.
El asistente no me deja poner una fecha. ¿Por qué?
Porque esa fecha produciría un libro equivocado, y prefiere decírselo antes. Los tres casos más comunes:
Los pagos y el libro
Registré un pago y no se aplicó como yo esperaba. ¿Por qué?
Es la pregunta más frecuente. Aedis aplica cada pago en un orden fijo, que no se cambia pago por pago: primero a los intereses ya causados y después al arriendo, y entre varios meses pendientes, primero al más antiguo. Por eso un abono que usted esperaba que cubriera el canon del mes puede quedarse en gran parte pagando la mora acumulada de meses anteriores.
Aedis le muestra la aplicación exacta al registrar el abono: cuánto fue a intereses, cuánto al arriendo y de qué mes. Ese detalle sale también en el recibo, que es lo que el arrendatario puede verificar.
El arrendatario me pagó de más. ¿Se pierde?
No. Queda como saldo a favor y se cruza contra el próximo cargo. Aparece en el estado de cuenta como una cifra aparte, no revuelto con la deuda.
Me equivoqué al registrar un abono. ¿Lo borro?
No se borra: se reversa. Aedis deja el asiento original y le pone su contrapartida, con el motivo que usted escriba. Es la única forma de que el libro siga sirviendo como prueba — un libro donde se puede borrar no prueba nada.
¿Puedo registrar un pago con la fecha en que de verdad me pagaron?
Sí, y debe hacerlo. La mora se liquida desde el vencimiento hasta la fecha real del pago. Si alguien le pagó el 3 y usted lo anota el 20, ponga el 3: de lo contrario le estaría cobrando diecisiete días de mora que no existieron.
La mora y el reajuste
¿Cuánto interés de mora puedo cobrar?
Lo que usted pactó en el contrato, con un techo: el tope de usura que la Superintendencia Financiera certifica cada mes. Aedis lo consulta solo y, si la tasa pactada se pasa, aplica el tope.
Y calcula cada mes de atraso con el tope de ese mes, no con el de hoy. Por eso un estado de cuenta pedido hoy y el mismo pedido dentro de dos años dan la misma cifra.
No le quiero cobrar intereses a este arrendatario. ¿Se puede?
Sí, y hay dos cosas distintas según lo que quiera:
Las dos quedan con fecha y motivo, y ninguna reescribe el pasado: un estado de cuenta que usted ya entregó sigue diciendo lo mismo.
¿Cuánto puedo subirle el canon cada año?
Aedis calcula el reajuste de vivienda con el IPC del año anterior que publica el DANE: si usted pactó un porcentaje mayor, aplica el IPC; si pactó menos, aplica lo pactado. Le avisa cuando llega el aniversario, le propone el canon nuevo y le genera la carta de notificación. Usted decide si lo sube.
¿Cada cuánto puede Aedis contactar a mi arrendatario?
Una vez al día por persona, y solo en horario: de lunes a viernes de 7 de la mañana a 7 de la noche, los sábados de 8 a 3, y nunca en domingo ni en festivo. Aedis lo aplica solo: si un recordatorio cae fuera de ese horario, no sale — espera al siguiente turno. Y no manda dos mensajes el mismo día al mismo arrendatario aunque tenga dos meses vencidos: van en uno solo.
Los documentos
¿Qué documentos me genera Aedis?
Del libro: recibo de cada pago, estado de cuenta, paz y salvo y el expediente completo en un archivo.
Del ciclo de vida del arriendo: contrato de arrendamiento —de vivienda o de local comercial, que son regímenes distintos—, acta de entrega e inventario, requerimiento de pago, llamado de atención, notificación de reajuste y preaviso de no prórroga.
Generé el preaviso. ¿Ya quedó notificado?
No. Generar el archivo no notifica a nadie.
Aedis le deja la carta lista para que salga por correo certificado (4-72 u otro operador), y le pide el número de guía para dejarlo anotado junto al documento: esa guía es lo que queda de la comunicación. Un mensaje de WhatsApp o un correo electrónico no llevan guía, y Aedis no los cuenta como envío del preaviso.
¿Con cuánta anticipación tengo que avisar que no renuevo?
Aedis lleva dos relojes distintos, según el tipo de contrato:
El aviso sale en el tablero con los días que quedan. Pasada la fecha, Aedis se lo marca como prorrogado por otro término igual.
El modelo de contrato, ¿me sirve tal cual?
Es un modelo, no asesoría. Se redacta con los datos de su contrato, y el de vivienda y el de local son dos modelos distintos —por ejemplo, el de vivienda no lleva cláusula de depósito en dinero—. Aun así, hágalo revisar por un abogado y ajústelo a su caso antes de firmarlo. Se descarga en PDF para firmar y en HTML para editarlo.
Los datos
¿De quién es la información que cargo?
Suya. Modium solo tiene licencia para tratarla y prestarle el servicio. Puede exportarla completa cuando quiera, y al terminar dispone de un plazo para bajarla antes de que se suprima.
¿Necesito permiso de mis arrendatarios para cargar sus datos?
Sí: los datos de su arrendatario los recoge usted, y la autorización para tratarlos también la recoge usted, no Modium. Lo natural es incluirla en el contrato de arrendamiento — el modelo de Aedis ya trae esa cláusula. Al cargar los datos, declara que la tiene.
¿Puede otro arrendador ver mis contratos?
No. Cada arrendador vive en su propio espacio y no hay consulta que cruce de uno a otro. Es la garantía que más se prueba en el sistema, en cada versión.
03 / Solución de problemas
Cuando algo no sale como esperaba.
El síntoma primero, la causa después. La mayoría se resuelve sin escribirnos.
Entrar a la cuenta
No me llegó el correo de bienvenida
Dice que mi cuenta está en solo lectura
Se venció la prueba o la suscripción. No perdió nada: puede consultar todo, descargar recibos y exportar; lo único que no puede es registrar movimientos nuevos.
Se reactiva desde Mi suscripción. Si ya pagó y sigue en solo lectura, mándenos el comprobante: la activación es manual mientras la pasarela no esté conectada, y se hace el mismo día hábil.
Un usuario de mi equipo no puede cambiar la tasa de mora ni condonar
Esas dos operaciones exigen rol administrador, porque cambian lo que se le cobra a un tercero. Un administrador se lo puede dar desde Configuración → Usuarios.
Las cifras
El saldo no me cuadra con lo que yo tenía anotado
Revise en este orden, que es el de probabilidad:
Apareció una deuda de meses que a mí ya me habían pagado
Casi siempre es un contrato que ya venía andando y se cargó sin usar la carga inicial: Aedis asumió que responde desde el inicio del contrato y emitió todos los meses.
Si el libro todavía no tiene movimientos, use la carga inicial y declare hasta qué mes le pagaron. Si ya los tiene, no se borra nada: registre los pagos que faltan con su fecha real, o reverse los cargos que no correspondían. Todo queda a la vista en el expediente, que es justamente lo que lo hace servir de prueba.
Cobró intereses y yo no quería cobrarlos
La tasa de mora arranca en la que usted puso en Configuración y se aplica a todos los contratos. Para este arrendatario en concreto:
El canon subió y no era lo que yo tenía pactado
En vivienda, Aedis aplica el menor entre lo que usted pactó y el IPC del año anterior. Si pactó más, aplica el IPC y se lo dice en la pantalla de reajustes. El aumento nunca se aplica solo: usted lo confirma, y ve el canon de antes y el de después.
No me deja registrar un pago: dice que la fecha es futura
Un pago no puede fecharse mañana. Si le aparece estando en el día correcto, revise la fecha del equipo desde el que entra. Aedis usa siempre la hora de Colombia, sin importar dónde esté el servidor ni dónde esté usted.
Cobro y documentos
Los recordatorios no le llegan a mi arrendatario
Se me pasó la fecha del preaviso
Si no hay constancia escrita de que avisó a tiempo, el contrato se prorroga solo por un término igual al pactado. Eso no se deshace desde el software.
Lo que sí puede: mandar el preaviso igual —deja constancia y puede servir para el período siguiente— y consultar a un abogado qué conviene. Aedis marca en el tablero los contratos cuya ventana está por cerrarse, con treinta días de margen, para que no vuelva a pasar.
El documento no se deja generar: dice que falta algo
Le está diciendo qué campo falta y dónde llenarlo — casi siempre el documento de identidad o la dirección de notificaciones del arrendatario. No es un capricho: un requerimiento contra «Pedro», sin número de cédula, no sirve para un proceso ejecutivo. Se completa en la ficha del contrato.
Apareció un cargo que yo no creé
Revise Cargos fijos en la ficha del contrato. Si hay una regla activa —administración, parqueadero—, emite su cargo todos los meses junto al canon. Para que deje de emitirse, se termina la regla; los cargos ya emitidos se quedan, porque corresponden a meses que ya corrieron.
Le cobré al arrendatario nuevo una reparación del anterior
No debería poder pasar: al recobrar un gasto, Aedis elige el contrato que estaba vigente el día del gasto, no el de hoy, y le muestra el nombre antes de emitir. Si aun así quedó mal cargado, reverse el cargo desde la ficha del contrato y vuelva a recobrarlo indicando el contrato correcto.
04 / Contacto
Si nada de esto lo resolvió.
Escríbanos y le respondemos. Si es sobre una cifra concreta, mándenos el estado de cuenta en PDF: se descarga desde la ficha del contrato y trae todo lo que necesitamos para mirarlo con usted.