Ayuda y soporte · Modium Aedis
¿En qué se
le atoró?
Aedis lleva plata de otras personas, así que casi todas las dudas son la misma: por qué el número dice lo que dice. Abajo está la respuesta de cada una, y qué hacer cuando algo no sale como esperaba.
01 / Empezar
Los primeros diez minutos.
No hay que cargar historia ni cuadrar nada antes. Se entra, se registran los inmuebles y los contratos, y de ahí en adelante los cargos del mes salen solos.
Cree su cuenta
Registre sus inmuebles
Cree cada contrato
Si el arriendo ya venía andando, use la carga inicial
Anote el contacto del arrendatario
02 / Preguntas frecuentes
Antes de que lo pregunte.
Agrupadas por lo que le esté pasando por la cabeza.
El servicio y el precio
¿Cobran comisión sobre mis arriendos?
Cero. Usted paga una suscripción fija al mes; el 100 % del canon es suyo. Aedis no recauda, no custodia y no dispersa el dinero: el arrendatario le paga directo a usted, como siempre.
¿Qué pasa cuando se acaba la prueba?
La cuenta pasa a solo lectura: puede seguir consultando, descargando recibos y exportando toda su información, pero no registrar movimientos nuevos. No se borra nada y se reactiva pagando. Es a propósito: ahí hay recibos que un arrendatario puede necesitar como prueba de pago, y la ley de habeas data obliga a poder entregarle sus datos al titular.
¿Hay permanencia o penalidad si me voy?
No. Se va cuando quiera y se lleva todo exportado. No se devuelven períodos ya pagados, salvo que la terminación sea por un incumplimiento nuestro.
¿Mi arrendatario tiene que instalar algo?
No. Recibe recordatorios por WhatsApp o correo, como cualquier mensaje. Quien usa Aedis es usted.
¿Sirve si administro con más gente?
Sí, desde el plan de 10 inmuebles. Cada persona entra con su propio usuario y queda registro de quién hizo qué. Hay dos roles: administrador —puede cambiar tasas, condonar y manejar usuarios— y operador.
Los pagos y el libro
Registré un pago y no se aplicó como yo esperaba. ¿Por qué?
Es la pregunta más frecuente, y la respuesta es que la ley manda el orden, no el software.
Los artículos 1653 y 1654 del Código Civil dicen que un pago se imputa primero a intereses y después a capital, y entre varias deudas, primero a la más antigua. Por eso un abono que usted esperaba que cubriera el canon del mes puede quedarse en gran parte pagando la mora acumulada de meses anteriores.
Aedis le muestra la imputación exacta al registrar el abono: cuánto fue a interés, cuánto a capital y de qué mes. Ese detalle sale también en el recibo, que es lo que el arrendatario puede verificar.
El arrendatario me pagó de más. ¿Se pierde?
No. Queda como saldo a favor y se cruza contra el próximo cargo. Aparece en el estado de cuenta como una cifra aparte, no revuelto con la deuda.
Me equivoqué al registrar un abono. ¿Lo borro?
No se borra: se reversa. Aedis deja el asiento original y le pone su contrapartida, con el motivo que usted escriba. Es la única forma de que el libro siga sirviendo como prueba — un libro donde se puede borrar no prueba nada.
¿Puedo registrar un pago con la fecha en que de verdad me pagaron?
Sí, y debe hacerlo. La mora se liquida desde el vencimiento hasta la fecha real del pago. Si alguien le pagó el 3 y usted lo anota el 20, ponga el 3: de lo contrario le estaría cobrando diecisiete días de mora que no existieron.
La mora y la ley
¿Cuánto interés de mora puedo cobrar?
El techo lo pone la ley: el tope de usura, que la Superintendencia Financiera certifica cada mes. Cobrar por encima no es un exceso, es un delito (artículo 305 del Código Penal), y lo cobrado de más es nulo.
Aedis liquida cada mes de atraso con el tope de ese mes, no con el de hoy, y recorta automáticamente lo que usted haya pactado si se pasa. Por eso un estado de cuenta pedido hoy y el mismo pedido dentro de dos años dan la misma cifra.
No le quiero cobrar intereses a este arrendatario. ¿Se puede?
Sí, y hay dos cosas distintas según lo que quiera:
Las dos quedan con fecha y motivo, y ninguna reescribe el pasado: un estado de cuenta que usted ya entregó sigue diciendo lo mismo.
¿Cuánto puedo subirle el canon cada año?
En vivienda urbana, como máximo el 100 % del IPC del año anterior certificado por el DANE (artículo 20 de la Ley 820 de 2003). Aedis aplica el menor entre lo que usted pactó y ese tope, le avisa cuando llega el aniversario y le genera la carta de notificación.
¿Cada cuánto puede Aedis contactar a mi arrendatario?
Una vez al día y dentro del horario permitido, como manda la Ley 2300 de 2023. Aedis lo impone solo: si un recordatorio cae fuera de la ventana, no sale — espera. Usted responde por el contenido y por la decisión de cobrar; el sistema responde por el horario y la frecuencia.
Los documentos
¿Qué documentos me genera Aedis?
Del libro: recibo de cada pago, estado de cuenta, paz y salvo y el expediente completo en un archivo.
Del ciclo de vida del arriendo: contrato de arrendamiento —de vivienda o de local comercial, que son regímenes distintos—, acta de entrega e inventario, requerimiento de pago, llamado de atención, notificación de reajuste y preaviso de no prórroga.
Generé el preaviso. ¿Ya quedó notificado?
No. Generar el archivo no notifica a nadie.
El preaviso, el requerimiento, el llamado de atención y la notificación de reajuste tienen que salir por servicio postal autorizado (4-72 u otro operador). Mandarlos por correo electrónico o por WhatsApp no satisface el requisito: lo que prueba la comunicación es la guía del operador, no el archivo. Cada documento trae el espacio para anotar el número de guía. Consérvela.
¿Con cuánta anticipación tengo que avisar que no renuevo?
Depende, y no es lo mismo:
Aedis cuenta los dos relojes y le avisa en el tablero. Si se pasa la fecha, el contrato se renueva solo por otro término igual y no hay forma de deshacerlo.
El modelo de contrato, ¿me sirve tal cual?
Es un modelo, no asesoría. Se redacta con los datos de su contrato y respeta lo que la ley impone —por ejemplo, en vivienda no lleva depósito en dinero, que el artículo 16 de la Ley 820 prohíbe—. Aun así, hágalo revisar por un abogado y ajústelo a su caso antes de firmarlo. Se descarga en PDF para firmar y en HTML para editarlo.
Los datos
¿De quién es la información que cargo?
Suya. Modium solo tiene licencia para tratarla y prestarle el servicio. Puede exportarla completa cuando quiera, y al terminar dispone de un plazo para bajarla antes de que se suprima.
¿Necesito permiso de mis arrendatarios para cargar sus datos?
Sí. La Ley 1581 de 2012 se lo exige a usted como responsable, y Modium no puede obtenerlo por usted. Lo natural es incluir la autorización en el contrato de arrendamiento — el modelo de Aedis ya trae esa cláusula.
¿Puede otro arrendador ver mis contratos?
No. Cada arrendador vive en su propio espacio y no hay consulta que cruce de uno a otro. Es la garantía que más se prueba en el sistema, en cada versión.
03 / Solución de problemas
Cuando algo no sale como esperaba.
El síntoma primero, la causa después. La mayoría se resuelve sin escribirnos.
Entrar a la cuenta
No me llegó el correo de bienvenida
Dice que mi cuenta está en solo lectura
Se venció la prueba o la suscripción. No perdió nada: puede consultar todo, descargar recibos y exportar; lo único que no puede es registrar movimientos nuevos.
Se reactiva desde Mi suscripción. Si ya pagó y sigue en solo lectura, mándenos el comprobante: la activación es manual mientras la pasarela no esté conectada, y se hace el mismo día hábil.
Un usuario de mi equipo no puede cambiar la tasa de mora ni condonar
Esas dos operaciones exigen rol administrador, porque cambian lo que se le cobra a un tercero. Un administrador se lo puede dar desde Configuración → Usuarios.
Las cifras
El saldo no me cuadra con lo que yo tenía anotado
Revise en este orden, que es el de probabilidad:
Apareció una deuda de meses que a mí ya me habían pagado
Casi siempre es un contrato que ya venía andando y se cargó sin usar la carga inicial: Aedis asumió que responde desde el inicio del contrato y emitió todos los meses.
Si el libro todavía no tiene movimientos, use la carga inicial y declare hasta qué mes le pagaron. Si ya los tiene, no se borra nada: registre los pagos que faltan con su fecha real, o reverse los cargos que no correspondían. Todo queda a la vista en el expediente, que es justamente lo que lo hace servir de prueba.
Cobró intereses y yo no quería cobrarlos
La tasa de mora arranca en la que usted puso en Configuración y se aplica a todos los contratos. Para este arrendatario en concreto:
El canon subió y no era lo que yo tenía pactado
El reajuste se aplica como el menor entre lo que usted pactó y el tope legal. Si pactó más que el IPC, en vivienda manda el IPC — cobrar por encima es lo que la Ley 820 no permite, y Aedis se lo dice cuando aplica el tope. El aumento nunca se aplica solo: usted lo confirma.
No me deja registrar un pago: dice que la fecha es futura
Un pago no puede fecharse mañana. Si le aparece estando en el día correcto, revise la fecha del equipo desde el que entra. Aedis usa siempre la hora de Colombia, sin importar dónde esté el servidor ni dónde esté usted.
Cobro y documentos
Los recordatorios no le llegan a mi arrendatario
Se me pasó la fecha del preaviso
Si no hay constancia escrita de que avisó a tiempo, el contrato se prorroga solo por un término igual al pactado. Eso no se deshace desde el software.
Lo que sí puede: mandar el preaviso igual —deja constancia y puede servir para el período siguiente— y consultar a un abogado qué conviene. Aedis marca en el tablero los contratos cuya ventana está por cerrarse, con treinta días de margen, para que no vuelva a pasar.
El documento no se deja generar: dice que falta algo
Le está diciendo qué campo falta y dónde llenarlo — casi siempre el documento de identidad o la dirección de notificaciones del arrendatario. No es un capricho: un requerimiento contra «Pedro», sin número de cédula, no sirve para un proceso ejecutivo. Se completa en la ficha del contrato.
Apareció un cargo que yo no creé
Revise Cargos fijos en la ficha del contrato. Si hay una regla activa —administración, parqueadero—, emite su cargo todos los meses junto al canon. Para que deje de emitirse, se termina la regla; los cargos ya emitidos se quedan, porque corresponden a meses que ya corrieron.
Le cobré al arrendatario nuevo una reparación del anterior
No debería poder pasar: al recobrar un gasto, Aedis elige el contrato que estaba vigente el día del gasto, no el de hoy, y le muestra el nombre antes de emitir. Si aun así quedó mal cargado, reverse el cargo desde la ficha del contrato y vuelva a recobrarlo indicando el contrato correcto.
04 / Contacto
Si nada de esto lo resolvió.
Escríbanos y le respondemos. Si es sobre una cifra concreta, mándenos el estado de cuenta en PDF: se descarga desde la ficha del contrato y trae todo lo que necesitamos para mirarlo con usted.